Pourquoi reproduire votre outil actuel est rarement un bon cahier des charges

« Faites-moi la même chose, en mieux »

C'est l'une des demandes que j'entends le plus souvent au démarrage d'un projet.

Le fichier Excel devient trop lourd, l'ancienne application n'est plus maintenue, le logiciel maison ne tient plus qu'à une seule personne. Il faut le remplacer.

Et pour décrire le besoin, le plus simple semble être de montrer l'existant : voici nos écrans, nos onglets, nos colonnes, nos exports. Refaites-le.

Cette approche a l'air rassurante. Elle donne l'impression que le périmètre est clair et que le risque est maîtrisé.

En réalité, elle passe souvent à côté de l'essentiel.

Votre outil actuel raconte l'histoire de ses contournements

Un outil utilisé depuis plusieurs années n'est jamais figé. Il s'est adapté, petit à petit, à des situations qu'il n'avait pas prévues.

Une colonne ajoutée pour un cas particulier. Un champ « commentaire » utilisé pour stocker une information qui n'avait pas sa place ailleurs. Une double saisie parce que deux outils ne communiquent pas. Une étape de vérification manuelle parce qu'une ancienne version produisait des erreurs.

Chacune de ces habitudes avait une bonne raison d'exister.

Mais cette raison a parfois disparu depuis longtemps. Et si l'on reproduit l'outil tel quel, on reproduit aussi les contournements, sans plus savoir pourquoi ils sont là.

Ce que l'on perd en copiant l'existant

Copier l'outil actuel a plusieurs effets moins visibles :

• On reconduit les lourdeurs : les étapes inutiles, les doubles saisies et les manipulations manuelles traversent la refonte sans être questionnées.
• On passe à côté des besoins jamais exprimés : ce que l'ancien outil ne permettait pas de faire n'apparaît nulle part, car personne n'a pensé à le demander.
• On ignore les nouveaux usages : accès en mobilité, portail pour vos clients, automatisation de tâches répétitives, échanges avec d'autres logiciels.
• On investit au mauvais endroit : une partie du budget sert à redévelopper des fonctionnalités que plus personne n'utilise vraiment.

Au final, on obtient un outil plus récent, mais pas forcément plus utile.

L'existant reste une source précieuse

Il ne s'agit pas pour autant de faire table rase.

Votre outil actuel contient beaucoup d'informations : des règles métier, des cas particuliers, des données, des habitudes de travail. C'est une mine pour comprendre comment votre activité fonctionne réellement.

La différence est dans la façon de l'utiliser : comme une source d'information, pas comme un modèle à copier.

Pour cela, j'aime poser des questions très simples :

• Pourquoi faites-vous cette étape ?
• Que se passerait-il si elle disparaissait ?
• Qu'est-ce qui vous fait perdre du temps aujourd'hui ?
• Quelles informations allez-vous chercher ailleurs ?
• Quelles erreurs reviennent régulièrement ?

Les réponses font souvent apparaître un besoin assez différent de ce que l'outil actuel laisse voir.

Décrire le besoin, pas la solution

Un cahier des charges utile décrit ce que les utilisateurs doivent pouvoir accomplir, pas les écrans qu'ils utilisent aujourd'hui.

Dans la colonne de droite, la solution reste ouverte. C'est justement ce qui permet de concevoir quelque chose de plus simple et de mieux adapté.

Partir de l'existant sans s'y enfermer

C'est tout l'intérêt des ateliers métier : reconstruire avec vos équipes la façon dont le travail se fait réellement, comprendre l'origine de chaque habitude et faire émerger les vrais besoins. Comment se déroule un atelier métier →

Une fois ces besoins clarifiés, il reste à décider par quoi commencer : Tout n'a pas besoin d'être dans la V1 →

Et si votre application actuelle soulève surtout des questions (faut-il la faire évoluer, la reprendre, la remplacer ?), un diagnostic de votre application métier permet d'y voir clair avant de décider.